Förbundsordning för kommunalförbundet Värends Räddningstjänstförbun

§ 1 Namn och säte

Kommunalförbundets namn är Värends Räddningstjänstförbund (”Förbundet”). Förbundet har sitt säte i Växjö.

§ 2 Medlemmar

Medlemmar i Förbundet är Alvesta och Växjö kommuner.

§ 3 Ändamål m.m.

Förbundets syfte är att verka för ett tryggt och olycksfritt samhälle genom att fullgöra de uppgifter som åvilar medlemskommunerna enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor.

Förbundet fullgör även medlemskommunerna uppgifter enligt lagen (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor.

Förbundet ska:

• utarbeta och, efter samråd med medlemskommunerna, självständigt besluta om ett för medlemskommunerna gemensamt handlingsprogram för räddningstjänst och ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet. Medlemskommunerna svarar för sina egna planer och program för internt skydd och riskhantering.
• samverka med medlemskommunerna i risk- och krishanteringsfrågor och utföra de uppgifter inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap om vilka överenskommelse träffas med medlemskommunerna och som enligt lag åvilar förbundet.
• efter överenskommelse med medlemskommunerna fungera som sakkunnig i brand- och riskhanteringsfrågor.

Förbundet får åta sig frivilliga uppgifter som har anknytning till den lagstadgade verksamheten.

§ 4 Organisation

Förbundet är ett kommunalförbund med direktion. För förbundsdirektionen gäller reglemente enligt bilaga 1 till denna förbundsordning.

§ 5 Förbundsdirektionen

Förbundsdirektionen, som också utgör nämnd för medlemskommunerna enligt 3 kap 11 § lagen om skydd mot olyckor, ska bestå av 6 ledamöter och 6 ersättare.

Alvesta kommun utser 3 ledamöter och 3 ersättare.

Växjö kommun utser 3 ledamöter och 3 ersättare.

I fråga om valbarhet, sättet att utse ledamöter och ersättare samt deras tjänstgöringstid ska bestämmelserna i 9 kap 3, 4, 5 och 7 §§ kommunallagen tillämpas.

§ 6 Revisorerna

Förbundet ska ha två revisorer, varav en nomineras av Växjö kommun och en av Alvesta kommun. Kommunfullmäktige i Växjö kommun utser revisorerna. Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i förbundsdirektionen. Revisorerna bör utses bland medlemskommunernas revisorer.

§ 7 Initiativrätt

Ärenden i direktionen får väckas av:

• ledamot i direktionen
• medlemskommun genom framställning av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen samt
• organ under direktionen om direktionen har medgivit sådan rätt.

§ 8 Närvarorätt

Direktionen avgör själv i vilka fall någon som ej är ledamot eller ersättare i direktionen har rätt att närvara och yttra sig vid direktionens sammanträden. Direktionen avgör själv om dess sammanträden ska vara offentliga. Direktionens sammanträden ska dock alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden

• som avser myndighetsutövning, eller
• i vilka förekommer uppgifter som hos Förbundet omfattas av sekretess enligt sekretesslagen.

§ 9 Kungörelser och tillkännagivanden

Förbundets kungörelser och tillkännagivanden ska anslås på Förbundets anslagstavla. Kungörelse om sammanträde vid vilket budgeten fastställs ska anslås även på varje medlems anslagstavla.

§ 10 Kostnadstäckning

Kostnaderna för Förbundets verksamhet ska i den mån de inte täcks på annat sätt erläggas genom bidrag från medlemskommunerna. Tillkommande respektive avgående kostnader fördelas proportionellt efter invånarantalet i respektive kommun den 1 november två år före budgetåret. Samma fördelning ska gälla för borgen som medlemskommunerna ingår för Förbundet.

Bidraget baseras på den budget som fastställs enligt § 12.

Förbundet erhåller under budgetåret kostnadstäckning från medlemskommunerna för löneökningar i enlighet med centrala och lokala avtal samt pensionskostnader. Fördelningen mellan medlemskommunerna sker enligt första stycket. Det åligger Förbundet att budgetera för dessa kostnader på sätt som följer av § 12 och att inte utan medlemskommunernas samtycke ingå från avtal och kollektivavtal avvikande överenskommelser om pension och löneökningar.

Vid stora räddningsinsatser svarar den medlemskommun inom vars område insatsen utförts för hela kostnaden om den överstiger tio prisbasbelopp.

Förbundets verksamhet ska bedrivas inom budget, och avvikelser ska hanteras enligt § 13. I den mån skyldighet enligt kommunallagen föreligger ska medlemskommunerna täcka Förbundets underskott.

§ 11 Andel i tillgångar och skulder

Medlemskommunerna har vid varje tidpunkt andel i Förbundets tillgångar och skulder i förhållande till medlemskommunernas ansvar enligt 10 § första stycket.

Nu angivna fördelningsgrund gäller för täckande av brist för det fall Förbundet skulle sakna medel att betala sina skulder i verksamheten samt vid skifte av Förbundets behållna tillgångar eller skulder som föranleds av Förbundets upplösning.

§ 12 Budget och ekonomisk styrning

Förbundet är en del av medlemskommunernas verksamhet. Det är därför av central vikt att Förbundet inordnas i de styrningsmodeller som medlemskommunerna har. I detta fall är medlemskommunerna eniga om att Förbundet ska följa den styrmodell och budgetprocess som Växjö kommun vid varje givet tillfälle tillämpar. Anvisningar om detta sker i samband med Växjö kommuns budgetprocess. Förbundet ska därvid följa den rapporteringsstruktur som Växjö kommun föreskriver.

Oavsett budgetprocessen i föregående stycke ska Förbundet senast vid utgången av juni varje år få besked om vad Förbundet ska tilldelas av medlemskommunerna, medlemsbidrag. Kan kommunerna inte då ge slutligt besked ska preliminärt besked ges varvid slutligt besked ges senast i oktober. Vid allmänt val kan denna tidpunkt förskjutas på sätt som följer av kommunallagen. Förbundet får då lägga en preliminär budget baserad på föregående års budget.

Förbundets budget ska, i enlighet med första stycket, presentera budget utifrån de mål och den riktning som givits Förbundet. Budgeten ska tas av direktionen efter samråd med medlemskommunerna.

Förbundet ska följa Växjö kommuns interna budgetanvisningar. Budget rapporteras i enlighet med de koncerngemensamma instruktionerna och mallarna i det gemensamma systemstödet för verksamhetsstyrning.

Medlemskommunerna beslutar årligen senast före juni månads utgång, och efter samråd med direktionen, om medlemsbidragens storlek. Direktionen ska årligen fastställa budget för Förbundets verksamhet med hänsyn tagen till av medlemskommunerna beslutade medlemsbidrag. Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande tvåårsperioden. Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten enligt vad som stadgas i 8 kap 14 § kommunallagen.

Förbundet får för sin verksamhet uppta lån intill sammanlagt 50 Mkr.

Innan direktionen fattar beslut om avtal av större vikt eller om investeringar överstigande 10 Mkr ska samråd ske med medlemskommunerna.

Investeringar som berör i huvudsak en medlemskommun ska bekostas av den medlemskommunen. Det innebär, men inte begränsat till, att Förbundet av berörd medlemskommun ska få bidrag för den hyreskostnad eller motsvarande som investeringen innebär. Den medlemskommun som är berörd ska besluta om investeringen enligt sina egna rutiner innan investeringen genomförs och medlemskommun som inte är berörd ska ges tillfälle att yttra sig innan sådant beslut tas.

Utan medlemskommunernas godkännande får förbundet inte

• ingå borgen eller andra ansvarsförbindelser,
• bilda eller förvärva aktier eller andelar i företag eller
• förvärva eller överlåta fast egendom eller tomträtt till sådan egendom.

§ 13 Avvikelse från budget m.m.

Förbundets verksamhet ska bedrivas inom ramarna för beslutad budget.

Verksamheten ska bedrivas inom befintliga budgetanslag även om detta medför att de i budgeten angivna målen och riktlinjerna inte helt kan uppnås. Förbundet får således inte överskrida sin totala driftbudget och ska vid risk för budgetöverskridande noggrant pröva möjligheter till omprioriteringar, besparingar, standardsänkningar och ökade intäkter. Om det uppstår konflikt mellan ekonomiskt utrymme i budget och mål ska Förbundet agera och prioritera så att budgetramen inte överskrids.

Innan Förbundet tar ställning till ekonomiska rapporter ska avvikelser i förhållande till budget skriftligen förklaras av förbundschef.

I de fall den ekonomiska rapporten visar på prognostiserat underskott i förhållande till budget ska förbundschef presentera förslag till åtgärder för direktionen. Dessa åtgärder ska vara så utformade så att Förbundet senast till utgången av innevarande budgetår åter når en överensstämmelse med budget.

Vid förväntad avvikelse mot budget ska Förbundet fatta beslut om åtgärder enligt föregående stycke Förbundet ska fatta beslut om åtgärder senast på det andra ordinarie direktionssammanträdet efter det att den ekonomiska rapporten framlades, dock senast inom två månader. Förbundets beslut om åtgärder ska vara utformat utifrån enligt något av dessa två alternativ:

1. Förbundet fattar beslut om åtgärder som innebär balans vid årets slut. Beslutet ska översändas till medlemskommunerna för kännedom.
2. Förbundet fattar beslut om åtgärder men balans kan inte, trots åtgärder, uppnås vid årets slut. Förbundet informerar medlemskommunerna om aktuellt läge, av Förbundet beslutade åtgärder samt att balans inte kommer uppnås vid årets slut.

Om obalansen vid årets slut fortfarande kvarstår vid årets slut ska direktionen göra en granskning av verksamheten och organisationen. Direktionens ansvar prövas i samband med sedvanlig ansvarsprövning i samband med revisionsberättelsen.

Prognostiseras underskott ska Förbundet som regel inte genomföra nya satsningar vare sig med budgeterade driftmedel eller med genom ianspråktagande av eget kapital. Verksamhet som enligt lag är tvingande för Förbundet måste bedrivas även om det innebär att budgeten överskrids. Samma åtgärder som presenterats ovan ska emellertid genomföras. Förbundet har då också särskilt att överväga om det är möjligt, inom lagens ramar, att justera ambitionsnivån för olika insatser.

Medlemskommunerna kan genom kommunstyrelsen i Växjö kommun föreskriva åtgärder för Förbundet enligt vad som följer ovan.

§ 14 Personalfrågor m.m.

Vid anställning av förbundschef ska beslut tas av medlemskommunerna. Såväl vad gäller anställningen som lön och motsvarande anställningsvillkor.

Vid rekrytering av chefer närmast under förbundschef ska samråd ske med medlemskommunerna varvid de anställningsvillkor och motsvarande som medlemskommunerna tillämpar ska gälla även för Förbundet.

Växjö kommuns kommunchef är tillsammans med direktionens ordförande och vice ordförande ansvarig för medarbetarsamtal, löneutveckling och därmed sammanhängande frågor för förbundschefen. Kommunchefen är sammankallande.

Förbundet får inte avsätta en förbundschef förrän medlemskommunerna har tagit ställning i frågan.

§ 15 Policys, riktlinjer och samordning

Förbundet ska verka för att samordna sin verksamhet med medlemskommunerna. Sådan samordning avser användande av samma policyer och riktlinjer, samutnyttjande av resurser samt andra effektiviseringar.

Bolaget ska utnyttja resurser för, men inte begränsat till, administrativt stöd och IT-stöd som Växjö kommun tillhandahåller till sin verksamhet.

§ 16 Förbundets anslagstavla och allmänhetens insyn

Förbundets anslagstavla ska anges på www.vrtj.se.

Förbundet ska sträva efter öppenhet och insyn för allmänheten i den mån sekretess eller verksamhetens art i det enskilda fallet gör att insynen måste begränsas. Någon rätt för allmänheten att vid sammanträde ställa frågor om årsredovisning eller andra frågor enligt kommunallagen ges inte men direktionen ska sträva efter öppenhet och att allmänhetens synpunkter kommer Förbundet till del. Allmänheten kan ställa frågor om Förbundet och dess verksamhet vid respektive förbundsmedlems kommunfullmäktige enligt de regler som varje förbundsmedlem tillämpar.

§ 17 Ersättningar

Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i direktionen samt till revisorerna ska bestämmas i enlighet Växjö kommuns arvodesbestämmelser.

§ 18 Förbundets varaktighet, utträde och likvidation

Förbundet är bildat för obestämd tid. En medlems kommun har rätt att utträda ur Förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från ingången av den månad då uppsägningen skedde. Vid medlemskommuns utträde ska Förbundet omedelbart träda i likvidation. Likvidationen verkställs av förbundsdirektionen i egenskap av likvidator.

När Förbundet har trätt i likvidation ska Förbundets egendom i den mån det behövs for likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning på offentlig auktion eller på annat lämpligt sätt. Verksamheten får tillfälligt fortsatta om det behövs för en ändamålsenlig avveckling.

När direktionen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator ska direktionen avge en slutredovisning för sin förvaltning. Redovisningen sker genom en förvaltningsberättelse som rör likvidationen i sin helhet med redovisning av skiftet av behållna tillgångar. Till berättelsen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen. Förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna ska delges medlemskommunerna. Till slutredovisningen ska fogas direktionens beslut om vilken av medlemskommunerna som ska överta och vårda de handlingar som hör till Förbundets arkiv.

När förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna har delgetts samtliga medlemskommuner är Förbundet upplöst.

§ 19 Tvister

Tvist mellan Förbundet och en eller flera medlemskommuner ska, om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse, avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk lag.

§ 20 Bildandet och ändringar i förbundsordningen

Förbundet är bildat från och med den 1 januari 2002 och ansvarar från den tidpunkten för den verksamhet som medlemmarna enligt 3 § har överlämnat till Förbundet.

Ändringar eller tillägg till förbundsordningen ska antas av direktionen och fastställas av medlemskommunernas kommunfullmäktige.