Reglemente för förbundsdirektionen i kommunalförbundet Värends räddningstjänstförbund

Allmänna bestämmelser

1 § Förbundsdirektionen (direktionen) är kommunalförbundets Värends Räddningstjänstförbund (Förbundet) beslutande, förvaltande och verkställande organ. Direktionen fullgör de uppgifter som ankommer på sådana nämnder som föreskrivs i de lagar och andra författningar som reglerar förbundets verksamhet. För direktionen gäller förbundsordningen och detta reglemente.

2 § Direktionen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på Förbundets utveckling och ekonomiska ställning samt hos förbundsmedlemmarna och statliga myndigheter göra de framställningar som direktionen anser påkallade. Det åligger vidare direktionen att

1. fastställa mål och planer i enlighet med förbundsordningen för Förbundets verksamhet, personalbehov och ekonomi och redovisa detta för förbundsmedlemmarna,
2. övervaka att de fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs,
3. informera förbundsmedlemmarna om den allmänna planläggningen av Förbundets verksamhet samt om frågor av större ekonomisk eller organisatorisk betydelse,
4. till förbundsmedlemmarnas fullmäktige, styrelser och övriga berörda nämnder lämna redovisningar och prognoser om verksamheten och ekonomin,
5. hålla kontakt och samverka med förbundsmedlemmarna vid planering av verksamheten,
6. se till att Förbundets organisation är ändamålsenlig och att verksamheten bedrivs effektivt,
7. planera för Förbundets verksamhet i krig, vid krigsfara, beredskapstillstånd eller liknande förhållanden samt samordna Förbundets planering med motsvarande planering hos förbundsmedlemmarna,
8. verka för sådana förenklingar i verksamheten som kan underlätta den enskildes kontakter med Förbundet samt
9. informera allmänheten och Förbundets anställda om den egna verksamheten.

Ekonomiska förvaltning

Rapporter m.m.

3 § Direktionen ska under budgetåret avlämna rapporter över verksamheten samt upprätta delårsbokslut för den/de period/er som förbundsmedlemmarna önskar samt i övrigt enligt vad som föreskrivs i förbundsordningen. Därutöver ska direktionen lämna upplysningar om prognoser för det ekonomiska utfallet av verksamheten vid de tillfällen förbundsmedlemmarna önskar.

4 § Om direktionen under budgetåret konstaterar eller förväntar överskridanden eller andra avvikelser från budgeten, ska direktionen till förbundsmedlemmarna i enlighet med 13 § förbundsordningen redovisa orsakerna till avvikelserna och de korrigeringar som har vidtagits eller kommer att vidtagas.

Medelsförvaltning

5 § Direktionen ska sköta förbundets medelsförvaltning så att kraven på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. Direktionen ska se till att förbundets inkomster inflyter i rätt tid och vidta de åtgärder som behövs för att driva in obetalda och förfallna fordringar.
Direktionen ska meddela föreskrifter om medelsförvaltningen.

Räkenskapsföring och redovisning

6 § Direktionen ska fortlöpande föra räkenskaper över de medel den förvaltar. Räkenskaperna ska årligen avslutas med ett bokslut och sammanfattas i en årsredovisning. Närmare bestämmelser om årsredovisningen finns i lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning.

7 § Sedan årsredovisningen godkänts av direktionen, ska den genast överlämnas till Förbundets revisorer och till varje förbundsmedlem, dock senast den 15 april året efter det budgetår som redovisningen avser. Underlag för koncernbokslut hos medlemskommunerna ska lämnas senast den 15 februari året efter det budgetår som redovisningen avser.

Egendomsförvaltning

8 § Direktionen ska väl underhålla och förvalta Förbundets fasta och lösa egendom och se till att Förbundets behov av försäkringsskydd är tillgodosett.

Personalpolitik

9 § Direktionen är förbundets personal- och arbetsgivarorgan samt löne- och pensionsmyndighet. Det åligger direktionen att i denna egenskap med vad som föreskrivs i förbundsordningen
- uppmärksamt följa de förhållanden som kan inverka på Förbundets personal- och lönepolitik och hos förbundsmedlemmarna samt myndigheter och organisationer göra de framställningar som är påkallade,
- övervaka tolkningen och tillämpningen av kollektivavtal, övriga bestämmelser, löne- och anställningsvillkor samt arbetsrättslig lagstiftning,
- bevaka behovet av kompetensutveckling för de anställda inom Förbundet och sörja för personalutbildning och personalutveckling,
- verka för en god arbetsmiljö för de anställda inom Förbundet och följa utvecklingen inom arbetsmiljöområdet samt
- verka för jämställdhet mellan män och kvinnor och goda etniska relationer inom Förbundets organisation och följa utvecklingen inom jämställdhets- och integrationsområdet.

Arbetsformer

Val av ordförande

10 § Direktionen väljer för varje mandatperiod bland sina ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Ordförandeposten bör innehas av en ledamot som utsetts av Växjö kommun och vice ordförandeposten av en ledamot som utsetts av Alvesta kommun.

11 § Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får direktionen utse en annan ledamot att ersätta ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

Ersättarnas tjänstgöring

12 § Vid förfall för ledamot tjänstgör ersättare från samma kommun som ledamoten. Ersättarna tjänstgör i den turordning som kommunfullmäktige har bestämt vid valet. Om ersättarna har utsetts vid ett proportionellt val inträder ersättare enligt den ordning som beskrivs i lagen om proportionellt valsätt.

En ledamot som är hindrad att delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till direktionens kansli som kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra.

Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det finns särskilda skäl för det bör inträde ske under pågående behandling av ett ärende.

En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i dennes ställe.

En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet.

Sammanträden

Tidpunkt m.m.

13 § Direktionen sammanträder på dag och tid som direktionen bestämmer.
Direktionen sammanträder också när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det.

En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen, ställas till ordföranden och ges in till direktionens kansli. En sådan begäran ska innehålla uppgift om det eller de ärenden som ledamöterna önskar att direktionen ska behandla.

Extra sammanträde hålls på den tid som ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordföranden.

14 § Om det föreligger särskilda skäl för det får ordföranden efter samråd med vice ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra da􀀗1en eller tiden för ett sammanträde. Direktionens ledamöter och ersättare ska snarast underrättas härom.

15 § Om direktionen inte beslutar något annat bestämmer ordföranden i samråd med vice ordföranden plats för sammanträdena. Dessa bör förläggas omväxlande till orter inom de kommuner som är förbundsmedlemmar. Vissa sammanträden bör förläggas till förbundets egna institutioner.

Kallelse

16 § Ordföranden svarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska, om inte särskilda skäl föranleder annat, vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fyra dagar före sammanträdet.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som hör till ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.

Justering av protokoll

17 § Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Direktionen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska i sådant fall redovisas skriftligen innan direktionen justerar den.

Reservation

18 § Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska detta göras skriftligen. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Om direktionen beslutar att omedelbart justera den paragraf i protokollet som upptar det beslut som reservationen gäller, ska motiveringen lämnas innan sammanträdet avslutas.

Delegering av beslutanderätt

19 § Direktionen beslutar om delegering av beslutanderätt. Direktionen ska i ett särskilt beslut förteckna de beslutsuppdrag som direktionen lämnar till förtroendevalda och anställda (delegationsordning).

Delgivning

20 § Delgivning med direktionen sker med ordföranden, vice ordföranden och förbundschefen eller med någon annan anställd som direktionen bestämmer.

Undertecknande av handlingar

21 § Avtal, andra handlingar och skrivelser som utfärdas i direktionens namn ska undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förbundschefen eller den eller de övriga anställda som direktionen bestämmer.

Vid förfall för ordföranden ska vice ordföranden underteckna de handlingar som anges i första stycket i ordförandens ställe. Vid samtidigt förfall för ordföranden och vice ordföranden ska den till levnadsåren äldste ledamoten i direktionen fullgöra uppgiften.